MANAJEMEN FARMASI METODE EVALUASI PERENCANAAN ANALISIS ABC, VEN DAN KOMBINASI
OLEH :
Kls/Smt : A/IV
Nama Anggota:
- Ni Putu Erna Widiasmini (131017)
- Eugenius Surya Puji (131018)
- Fransiska Oktaviana Mei (131019)
- I Gusti Agung Ayu Ketut Sudiariyanti (131020)
- Anak Agung Indah Astri Jayanti (131021)
- Gusti Ayu Juniantari (131022)
AKADEMI FARMASI SARASWATI DENPASAR
2015
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Berdasarkan UU Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit Pasal 34, rumah sakit adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.
Untuk menunjang pelaksanaan kegiatan di RS diperlukan bahan-bahan logistik, bahan logistik adalah bahan operasional yang sifatnya habis pakai seperti obat-obatan, bahan farmasi lainnya, lauk pauk, ATK kebersihan/rumah tangga, cetakan, suku cadang alat dan perlengkapan. Kegiatan logistisk secara umum memiliki 3 tujuan yaitu tujuan operasional, tujuan keuangan dan tujuan pengamanan. Dalam memenuhi tujuan kegiatan logistic Rumah Sakit diperlukan manajemen logistik sehingga barang-barang logistik yang tersedia di Rumah Sakit dapat terus terjamin keberadaannya.
Persediaan logistik yang dimiliki dan dikelola oleh Rumah Sakit, obat dan bahan farmasi merupakan persediaan logistik yang memiliki porsi tebesar dalam hal pengadaan. Pengelolaan obat serta bahan farmasi lainnya di rumah sakit sepenuhnya menjadi tanggung jawab Instalasi Farmasi. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam ekonomi dan biaya total operasional Rumah Sakit, sebab hampir seluruh pelayanan medis pada penderita di Rumah Sakit akan berintervensi dengan sediaan farmasi. Tujuan utama pengelolaan obat adalah tersedianya obat dengan mutu yang baik, tersedia dalam jenis dan jumlah yang sesuai kebutuhan pelayanan kefarmasian bagi masyarakat yang membutuhkan.
Manajemen obat di rumah sakit merupakan salah satu unsur penting dalam fungsi manajerial rumah sakit secara keseluruhan, karena ketidakefisienan akan memberikan dampak negatif terhadap rumah sakit baik secara medis maupun secara ekonomis. Tujuan manajemen obat di rumah sakit adalah agar obat yang diperlukan tersedia setiap saat dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, mutu yang terjamin dan harga yang terjangkau untuk mendukung pelayanan yang bermutu. Manajemen obat merupakan serangkaian kegiatan kompleks yang merupakan suatu siklus yang saling terkait, pada dasarnya terdiri dari 4 fungsi dasar yaitu, seleksi dan perencanaan, pengadaan, distribusi serta penggunaan.
Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang standar pelayanan farmasi di rumah sakit, mendefinisikan perencanaan sebagai suatu proses kegiatan untuk menghindari kekosongan obat. Oleh karena itu diperlukan perencanaan yang tepat sehingga rumah sakit dapat mengantisipasi kebutuhan investasinya di masa yang akan datang.
Perencanaan yang telah dibuat perlu dievaluasi untuk melihat efisiensi perencanaan, dapat dengan menggunakan analisis nilai ABC untuk mengevaluasi aspek ekonomi, analisis VEN untuk mengevaluasi aspek medik dan juga kombinasi ABC dan VEN. Dengan menggunakan analisis ABC dapat diidentifikasi jenis-jenis obat dimulai dari ABC investasi yaitu obat yang membutuhkan biaya terbanyak, sedang dan rendah serta ABC pemakaian yang diurutkan dari dari obat yang pemakaiannya tinggi, sedang dan rendah. Analisis indeks kritis ABC merupakan evaluasi tingkat kritis tersebut oleh pengguna yang berpengaruh terhadap peresepan dan pemakaian obat. Indeks kritis suatu obat merupakan hasil penjumlahan dari dua kali nilai kritis, ABC investasi dan ABC pemakaian. Analisis dengan menggunakan metode VEN (Vital, Essensial dan Non Essensial) digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap aspek terapi, tetapi metoda VEN tidak memiliki aspek pengendalian dalam operational sehari-hari karena tidak menunjukkan pemakaian obat. Sedangkan analisis kombinasi metode ABC dan VEN dilakuan dengan melakukan pendekatan mana yang paling bermanfaat dalam efisiensi atau penyesuaian dana.
BAB II ISI
2.1 Persediaan
Persediaan adalah stok barang untuk keperluan produksi, pelayanan, atau memenuhi permintaan pasien/masyarakat atau persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan barang baku yang menunggu penggunannya dalam suatu proses produksi.
Kekurangan persediaan obat akan mengakibatkan terlambatnya pelayanan pasien. Ketersediaan item yang tepat pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat akan membantu tujuan organisasi dalam melayani pasien, produktivitas, keuntungan dan kembali modal. Ini bisa berlaku kepada pabrik, pedagang grosir, eceran, pelayanan kesehatan, dan organisasi pendidikan. Dengan kata lain persediaan merupakan aset perusahaan. Mengukur kinerja dan produktivitas mungkin berbeda untuk setiap perusahaan, tetapi semuanya membutuhkan manajemen persediaan yang adekuat.
2.2 Tahap-Tahap Pengelolaan Persediaan
Menurut Keputusan Menteri Keseshatan RI Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 mengenai standar pelayanan farmasi, kegiatan yang harus dilakukan pada setiap tahapan siklus adalah:
- Seleksi
Seleksi atau pemilihan obat merupakan kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi, pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan mempriorotaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat.
- Perencanaan
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan anatar lain Konsumsi, Epidemiologi, Kombinasi Metode Konsumsi dan Epidemiologi disesuaikan dengan anggaran persediaan. Pedoman Perencanaan :
- DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit
- Ketentuan setempat yang berlaku
- Data catatan medik
- Anggaran yang tersedia
- Penetapan proritas
- Siklus penyakit
- Sisa persediaan
- Data pemakaian periode lalu
- Pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui :
- a)Pembelian
- Secara tender ( oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi )
- Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan
- b)Produksi/pembuatan sediaan farmasi
- Produksi Steril
- Produksi Non Steril
- c)Sumbangan/droping/hibah
- Produksi
Merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Kriteria obat yang diproduksi :
- Sediaan farmasi dengan formula khusus
- Sediaan farmasi dengan murah
- Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil
- Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran
- Sediaan farmasi untuk penelitian
- Sediaan nutrisi parenteral
- Rekonstruksi sediaan obat kanker
- Penerimaan
Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi :
- Pabrik harus mempunyai sertifikat analisis
- Barang harus bersumber dari distributor utama
- Harus mempunyai Material Safety Data Sheet ( MSDS )
- Khusus untuk alat kesehatan / kedokteran harus mempunyai certificate of origin
- Expire date minimal 2 tahun
- Penyimpanan
Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan:
- Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya
- Dibedakan menurut suhunya, kestabilan
- Mudah tidaknya meledak/terbakar
- Tahan/tidaknya terhadap cahaya
Disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
- Pendistribusian
Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Sistim distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan :
- Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada
- Metode sentralisasi atau desentralisasi
- Sistim floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi
2.3 Pengendaliaan Persedian
Pengendalian persediaan bertujuan untuk menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan. Karena itu hasil stock opname harus seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu, misalnya satu bulan atau dua bulan, atau kurang dari satu tahun. Pengadaan barang yang dalam sehari-hari disebut juga pembelian, merupakan titik awal dari pengendalian persediaan. Jika titik awal ini sudah tidak tepat, maka pengendalian akan sulit dikontrol.
2.4 Teknik Pengendaliaan
Manajemen Obat di Rumah Sakit pengendalian obat-obatan di rumah sakit dapat dilakukan melalui 3 (tiga) cara yaitu :
2.4.1 Analisis ABC (Always, Better, Control)
Analisis ABC atau Pareto analysis dikembangkan pertama kali pada tahun 1907 oleh seseorang sosiologis-ekonom Itali yang bernama Vilfredo pareto (1848-1923). Pareto meyakini bahwa 80-85% dari jumlah uang yang beredar di itali adalah hanya dimiliki oleh sebagian kecil populasi yaitu sekitar 15-20% orang. Ultimatum 20-80 ini lah yang kemudian di kenal dengan hukum pareto. Dalam manajemen Intentory, hukum pareto ini kemudian diaplikasikan menjadi metode analisa ABC. Inti dari analisa ABC mengelompokkan item barang atau obat ke dalam 3 jenis klafikasi berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang.
Teknik pengendalian dengan menggunakan metoda ABC adalah pengendalian dari aspek ekonomis, karena suatu jenis obat dapat memakan anggaran biaya yang besar disebabkan pemakaiannya banyak atau harganya mahal. Dengan analisis nilai ABC ini dapat diidentifikasikan jenis-jenis obat yang dimulai dari golongan obat yang membutuhkan biaya terbanyak. Pada dasarnya obat dibagi dalam tiga golongan yaitu golongan A jika obat tersebut mempunyai nilai kurang lebih 80% dengan pemakaian 10-80 % dari keseluruhan obat, golongan B jika obat tersebut mempunyai nilai sekitar 15% dengan pemakaian tidak lebih dari 20% dari keseluruhan obat dan golongan C mempunyai nilai 5% dengan pemakaian 10% dari seluruh jumlah obat.
Prosedur Analisis ABC
Prinsip utama analisis abc adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke dalam suatu urutan dimulai dengan jenis yang memakan anggaran terbanyak, urutan langkah sebagai berikut :
- Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/ katagori, dan jumlahnya biaya perjenis/kategori perbekalan farmasi.
- Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing prosentase jenis perbekalan farmasi terhadap anggaran total.
- Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak.
- Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya.
- Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ± 70% anggaran perbekalan total.
- Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70%
- Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20%
- Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10% (Depkes RI 2008)
Contoh cara membuat Analisa ABC
Untuk lebih memahami uraian di atas, berikut diberikan contoh klasifikasi dengan analisa ABC.
- Berikan harga dasar perolehan saat ini dari masing-masing item obat :
| Nama Obat | Satuan | BYK | Harga |
| Asam Mafenamat tab | Box/100 | 720 | 32.000 |
| Erythromisin tab | Box/60 | 450 | 49.000 |
| Ethambutol | Box/100 | 400 | 52.000 |
| Pyrazinamid | Box/100 | 400 | 45.000 |
| Dextrometorphan tab | Klg/1.000 | 725 | 9.000 |
| Paracetamol tab | Klg/1.000 | 1300 | 7.000 |
| Amoksilin tab | Box/100 | 1500 | 35.000 |
| Kotrimoksazol tab | Box/100 | 150 | 45.000 |
| Glibenklamide | Box/100 | 50 | 60.000 |
| Klonidin | Box/100 | 125 | 75.000 |
- Menghitung persentase nilai item obat
Untuk mendapatkan persentase nilai masing-masing obat adalah dengan cara sebagai berikut :
Asam Mafenamat (D) = 720 box
Price (harga) = Rp.32.000/box
N = DxP = 720 X 32000 = 23.040.000
Dengan cara yang sama dengan asam mefenamat diatas, lakukan juga perhitungan terhadap jenis obat yang lainnya, sehingga akan diperoleh nilai sebagai berikut :
| Nama Obat | BYK (D) | HARGA (Rp) (P) | Nilai (N) | Persen Nilai (N%) | Klasifikasi ABC |
| Asam Mafenamat tab | 720 | 32.000 | 23.040.000 | 13,4 | B |
| Erythromisin tab | 450 | 49.000 | 22.050.000 | 12,8 | B |
| Ethambutol | 400 | 52.000 | 20.800.000 | 12,1 | C |
| Pyrazinamid | 400 | 45.000 | 18.000.000 | 10,51 | C |
| Dextrometorphan tab | 725 | 9.000 | 6.525.000 | 3,81 | C |
| Paracetamol tab | 1300 | 7.000 | 9.100.000 | 5,31 | C |
| Amoksilin tab | 1500 | 35.000 | 52.500.000 | 30,6 | A |
| Kotrimoksazol tab | 150 | 45.000 | 6.750.000 | 3,94 | C |
| Glibenklamide | 50 | 60.000 | 3.000.000 | 1,75 | C |
| Klonidin | 125 | 75.000 | 9.375.000 | 5,48 | C |
| Total | 171.140.000 | 100 |
Nilai total (Nt) = 171.140.000
Persen nilai (N%) diperoleh dari : (N/Nt)x 100
Asam Mefenamat N = 23.040.000
Nt = 171.140.000
N% = (23.040.000/171.140.000)x100
= 13,4%
- Membuat klasifikasi
Untuk mengklasifikasikan item dalam ABC kita memerlukan skala yang dibuat dengan cara mengambil nilai persentase (N%) terkecil ditambah nilai persentase terbesar.
N%1 tekecil = 1,75% yaitu Glibenklamide.
N%2 terbesar = 30,6% Amoksilin tab
Range = (N%1 + N%)/3 = (1,75 + 30,6)/3 = 10,8
Klasifikasi C = 1,75 % s/d (1,75 + 10,8) atau 1,75 s/d 12,5
Klasifikasi B = 12,5 % s/d (12,5 + 10,8) atau 12,5 s/d 23,3
Klasifikasi A = 23,3 % s/d (23,3 + 10,8) atau 23,3 s/d 34,1
| Nama Obat | Persen Nilai (N%) | Klasifikasi ABC |
| Asam Mafenamat tab | 13,4 | B |
| Erythromisin tab | 12,8 | B |
| Ethambutol | 12,1 | C |
| Pyrazinamid | 10,51 | C |
| Dextrometorphan tab | 3,81 | C |
| Paracetamol tab | 5,31 | C |
| Amoksilin tab | 30,6 | A |
| Kotrimoksazol tab | 3,94 | C |
| Glibenklamide | 1,75 | C |
| Klonidin | 5,48 | C |
- Butir persediaan kelompok A adalah persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya tinggi (60-90%), tetapi biasanya volumenya kecil.
- Butir persediaan kelompok B adalah persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya sedang (20-30%).
- Butir persediaan kelompok C adalah persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya rendah (10-20%), tetapi biasanya volumenya besar (60-75%)
Dengan pengelompokan tersebut maka cara pengelolahan masing-masing akan lebih mudah sehingga peramalan, pengendalian fisik, kehandalan pemasok dan pengurangan besar stock pengaman dapat menjadi lebih baik.
2.4.2 Analisis VEN
Metode analisis VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan ke dalam tiga kategori yakni (Maimun,2008) :
- Vital (V)
Obat-obat yang harus tersedia untuk melayani permintaan guna penyelamatan hidup manusia, atau untuk pengobatan karena penyakitnya tersebut dapat menyebabkan kematian (live saving).
- Esensial (E)
Obat-obat yang banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak yang ada disuatu daerah atau rumah sakit.
- Non – esensial (N)
Obat-obat pelengkap agar tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik. Instalasi farmasi rumah sakit harus menetapkan kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk rumah sakit. Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk rumah sakit adalah sebagai berikut : telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar), telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB(Cara Pembuatan Obat yang Baik dan Benar) dan ISO 9000, mempunyai reputasi yang baik artinya tidak pernah melakukan hal-hal yang melanggar hukum, selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk oabt yang selalu tersedia dengan mutu yang tertinggi dan dengan harga yang terendah.
Penggolongan Obat Sistem VEN dapat digunakan untuk :
- Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.
- Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat.
- Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria penentuan VEN. Dalam penentuan kriteria perlu mempertimbangkan kebutuhan masing-masing spesialisasi.
Kriteria penentuan VEN dpt mencakup berbagai aspek:
-Klinis
-Konsumsi
-Target kondisi
-Biaya
Beberapa informasi yang diperlukan dalam analisa VEN :
- Daftar penyakit penyebab kematian terbanyak termasuk 1o penyakit penyakit penyebab kematian
- Pedoman pengobatan setempat
- Daftar Obat
- Program Depkes/Dinkes
Langkah-langkah menentukan VEN.
- Menyusun kriteria menentukan VEN
- Menyediakan data pola penyakit
- Standar pengobatan
2.4.3 Kombinasi ABC dan VEN
Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan sebagian V (dari analisa VEN). Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnya masuk dalam kategori C (Maimun,2008).
Metode kombinasi ini digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang tidak sesuai kebutuhan. Metode kombinasi ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat. Mekanismenya adalah sebagai berikut :
- Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan obat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya.
- Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC, NB, NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB dan EA (Maimun,2008).
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
- Teknik pengendalian dengan menggunakan metoda ABC adalah pengendalian dari aspek ekonomis, karena suatu jenis obat dapat memakan anggaran biaya yang besar disebabkan pemakaiannya banyak atau harganya mahal. Dengan analisis nilai ABC ini dapat diidentifikasikan jenis-jenis obat yang dimulai dari golongan obat yang membutuhkan biaya terbanyak.
- Metode analisis VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan.
- Metode kombinasi ini digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang tidak sesuai kebutuhan. Metode kombinasi ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat.
DAFTAR PUSTAKA
- Analisis Perencanaan Dan Pengendalian Obat Di Rsu Zahirah Jakarta Tahun 2010 Oleh Insan Mulyardewi Fakultas Kesehatan Masyarakat Program Studi Kajian Administrasi Rumah Sakit Depok.Pdf
- EVALUASI-PERENCANAAN-DAN-PENGADAAN.pdf
- Manajemen Logistik Perencanaan Kebutuhan Obat.ppt